Řízení nákupu - vlastní objednávky - schvalování došlých faktur

Díky systematickému řízení nákupních činností na úrovni celého podniku dosáhnete výrazné úspory nákladů a celkově vyšší efektivity dodavatelsko-odběratelských vztahů. Systematicky je řízeno schvalování vlastních objednávek a přijatých faktur.

Proč koupit?

Řiditelné a standardizované nákupní postupy

Do nákupního procesu:

vytváření objednávek
schvalování objednávek
kontroly a schvalování přijatých faktur
kontrola plateb a platby za přijaté faktury
kontroly dodávek služeb a zboží

se dostává prvek řiditelnosti a zkušenosti. Všechny nákupy probíhají v souladu s aktuálně platnou metodikou, při výběru dodavatele se neopomene žádné důležité kritérium. Management má způsob realizace nákupu v jednotlivých odděleních pod kontrolou.

Transparentní průběh jednotlivých nákupů

Veškeré nákupy, realizované jak pro provozní tak projektové účely, jsou zcela transparentní. Průhlednost je zaručena nejen pro účely zpětné kontroly, je rovněž možné kdykoliv sledovat aktuální průběh konkrétní nákupní činnosti.

Zvýšení efektivity vynaložených prostředků napříč společností

Nákupy se neodehrávají chaoticky, dle okamžité individuální potřeby jednotlivých oddělení. Jednotlivá oddělení mají navzájem přehled, co a od koho kdo nakupuje. Pokud více oddělení odebírá zboží a služby od téhož dodavatele nebo pokud obdobné zboží či služby odebírá více různých oddělení, poskytuje řízené nakupování argumenty pro sjednávání výhodnějších nákupních podmínek.

Intenzivnější spolupráce mezi pracovníky nákupního oddělení a ostatními útvary

Řízené nakupování odbourává komunikační bariéry mezi pracovníky centrálního nákupu a pracovníky ostatních oddělení. To napomáhá výměně zkušeností a opět vede k možnosti sjednávat výhodnější nákupní podmínky.

Eliminace papírových formulářů a tabulkových výkazů

V každém podniku se pro nákup zboží a služeb jednotlivými zaměstnanci uplatňují určitá objemová omezení, případně se vyžaduje schválení nákupu nadřízenými pracovníky. Tyto procesy se neobejdou bez časově náročného papírování a následného výkaznictví, které lze zavedením online systému efektivně eliminovat.

Správa nákupních požadavků

Veškeré nákupní požadavky se evidují na jednom centrálním místě. Pro opakované nákupy je možné používat nákupní katalogy, aktualizovatelné i z externích systémů. Pro často realizované objednávky je možné vytvářet snadno vyhledatelné nákupní vzory.

Schvalování

Dle povahy nakupovaného zboží či služby, nákupního objemu a dle zařazení žadatele o nákup v rámci organizační struktury se automaticky nastaví odpovídající schvalovací předpis. Schvalovatelé jsou na nový požadavek upozorňování emailovými notifikacemi, lze uplatňovat princip zastupování a nastavovat eskalační pravidla. Průběh schvalování lze snadno monitorovat. Schvalování řízení nákupu lze realizovat:

dle pevných schvalovacích schémat nadřízenými pracovníky v uspořádání paralelně, seriově nebo kombinovaně.
dle volitelných schvalovacích schémat, pro případy častých změn schvalovacích procesů. Lze volit schvalovací schemata pro jednotlivé případy řízení nákupu. Podmínky pro volby schvalovacích schémat jsou volitelné.

Realizace nákupů

Díky automatizaci věnují nákupčí méně času rutinním činnostem a mohou se více soustředit na strategii nákupu. Nastavit je možné trvalé nákupní příkazy a paušální objednávky, objednávky určené týmž dodavatelům je možné konsolidovat. Veškerou nákupní dokumentaci je možné si s dodavateli vyměňovat v elektronické podobě a evidovat jit na jednom místě.

Přejímka zboží a služeb

Díky sdílené evidenci veškerých nákupních příkazů mohou zboží a služby přebírat v náležité kvalitě, čase a množství libovolní pověření pracovníci.

Párování objednávek a faktur

Řešení umožňuje vzájemně párovat nákupní příkazy, faktury a přejímací dokumentaci. Lze nastavit automatické sledování opožděných či neúplných dodávek.

Analýzy, exporty, reporty

Veškerý průběh nákupních činností je zpracován online. To znamená, že ze systému je možné kdykoliv generovat vždy aktuální statistické a operační údaje. Veškerá data lze snadno reportovat pomocí běžných kancelářských programů MS Office, je možné je zasílat emailem, exportovat do jiných systémů a v neposlední řadě poskytovat formou webových služeb.